El Plan de Trabajo de la UTI establece una metodología para la toma de decisiones que incluye criterios para revisar y priorizar proyectos. Identifica la posible financiación de proyectos, estrategias que incluyen el fondo existente para reemplazar tecnología.
Es importante llevar el seguimiento del presente plan pues es una hoja de ruta que ayudará a alinear las necesidades tecnológicas y servicios de apoyo, por lo que debe de estar en constante revisión para no desviarse de los objetivos establecidos. No solo debe de ser consultado por el Jefe o los Encargados sino por cualquiera de los integrantes de la UTI.
Aunado al presente documento debe de haber un cronograma de tiempos el cual debe de igual forma en estar en constante revisión y actualización, cada área de forma particular, debe de contar con su propio cronograma con actividades más específicas a ellos y dar el mismo seguimiento.
El realizar reuniones periódicas con los encargados de áreas, con las áreas y con todo el personal, es parte fundamental para mantener a todos en la misma dirección y con mira a los mismos objetivos, es importante ser receptivos y abiertos para aceptar fallas y errores que permitan corregir el rumbo.
La intercomunicación con los demás departamentos es vital para la realización de proyectos y para identificar huecos o brechas tecnológicas que se puedan subsanar con alguna solución tecnológica; brindar una comunicación sencilla sin tecnicismos va a ser fundamental al momento de ofrecer soluciones.
El presente plan se desarrollará por etapas y por áreas, tomando en cuenta que algunos de los objetivos involucran a más de un área o incluso a otros departamentos va a ser importante la comunicación y transversalidad para el desarrollo de las actividades.
Para el cumplimiento de los objetivos se desarrollarán proyectos nos ayudarán a ir completándolos.
Estrategia para los Criterios de Revisión de Proyectos
Basado en los recursos limitados y en el aumento de la demanda de proyectos especiales en TI, este plan considerará los siguientes criterios para la revisión y aprobación:
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Consolidación: Las tecnologías deberán lograr ahorros de costos, mejorar el desempeño del usuario y mitigar riesgo.
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Normalización: Las nuevas tecnologías deben consistir en la especificación estándar, la norma, el método de prueba para lograr mantener interoperabilidad (interconexión y funcionamiento de manera compatible).
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Simplificación: El desempeño de un proceso que involucra un servicio o producto que es menos costoso en términos de esfuerzo, dinero y tiempo, y de acuerdo con las iniciativas del Gobierno Municipal.
Los criterios específicos para evaluar y priorizar cada proyecto se enumera a continuación:
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El proyecto es considerado prioritario?
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Cuál es el alcance del proyecto?
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Cuál es la función central del proyecto?
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Cuál es la fuente de financiamiento?
La estrategia al cambio de procesos incluye
- Comunicación – La decisión de cambiar un proceso debe ser comunicada a todos los empleados a menudo de que esto sea posible. El miedo al cambio puede ser minimizado con un plan de comunicación eficaz.
- Proceso continuo – Para minimizar la interrupción durante un cambio de proceso o una alternativa de solución.
- Gestión de proyectos – El cambio de procesos necesita apoyo de gestión, participación y compromiso de proveer los recursos para hacer que el cambio ocurra.
- Habilidades del personal – Es importante entender las habilidades necesarias para que el personal haga el proceso de cambio.